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隨著社會的發展，人們在工作和生活中的相處越來越頻繁，事情也越來越復雜，因而應用文的功能也就越來越多了。所謂應用文是人們在生活、學習、工作中為處理實際事物而寫作，有著實用性特征，并產生慣用格式的文章。

應用文是人類在常年的社會實踐活動中產生的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務、交流愛情的工具，有的應用文還拿來作為賬簿和根據。

【結構】

1.結構的涵義

結構是指文章內部的組織和構造，是作者根據主題的須要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結構具有兩重含意：一是宏觀結構，即文章的總體構思、大體框架;二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。

作用：

①使文章言之有體。“體”指體裁。應用文在常年的寫作實踐過程中，大都產生了比較固定的結構形態，也叫程式。

②使文章言之有序。合理安排結構，就是按照一定的思路，將零散的材料組織上去，使之條理清楚，成為一個有機的整體。

③使文章言之成文。通過悉心安排結構，可以降低文章的文筆，進而提高其可讀性。

2.安排結構的原則

①要服從表現主題的須要。主題是作者的寫作目的、意圖的彰顯，結構必須服從主題的須要，為表現主題、突出主題服務。比如如何安排開頭與結尾、怎樣界定層次與段落、怎樣設置過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。這樣，就能使文章組成一個嚴謹縝密、內容形式統一的有機整體。

②要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯系。應用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵守一定的規律。這些規律性，也就表現為文章結構的基本方式。

③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的款式和要求也會不同。應用文不同于文學作品，不同類型的應用文體結構形式也存在著區別。

3.結構的要求

①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫串全文仍然，不枝不蔓。層次段落的界定要恰當，組織嚴密，聯系緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的堆砌，更不能牽強堆砌。

②完整粗壯。指文章各部份要配置齊全，比列協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章通常都有開頭、主體和結尾三部份，三部份比列要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對并列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關系，以保證結構的完整和纖細，使之全然一體。

③清晰顯眼。大多數應用文不要求行文坎坷波瀾，而要求綱舉目張、清晰顯眼，便于讀者掌握要領或貫徹執行，所以常采用加小標題、寫段首撮要、條目式等方式。這在一些法規性文體中最為顯著。

4.結構的內容

①層次與段落。層次是文章中作者抒發主題的階段和順序，是文章內容展開的順序。層次彰顯了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節”等。段落，又稱“自然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的方式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標志。二者有顯著的區別，層次注重于內容的界定，段落注重于文字方式的表現。有時一個段落正好是一個層次，有時幾個段落表現一個層次或一個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式：

(1)縱式，即思路橫向展開的結構形式。具體有兩種類型：時間次序式和邏輯次序式。后者是根據事物的生產流程、事情或風波的發展過程或時間的先后次序安排層次。須要注意的是，采用這些結構形式，不能事無巨細地記流水賬，要緊抓事物發展的關鍵環節。邏輯次序關系是根據事理內在的邏輯次序安排層次。這些邏輯關系表現為：現象——本質，緣由——結果，宏觀——微觀，某些—一般等。根據這樣的關系先后為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯次序。

(2)橫式，即思維縱向發展的結構形式。表現在方式上，它是把整體界定為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等并列，從不同方面和角度共同闡明了事物的整體面貌和主旨，或根據空間方位的變換，或根據材料的不同性質和類型，或根據問題的不同側面等。這些結構方式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可采用。

②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前后呼應和關照，可以使文章結構縝密嚴謹，全然一體，能夠使個別關鍵內容得到指出，突出主題。

通常情況下，當內容由總到分或由分到總時、意思轉換時以及抒發形式變化時，須要安排過渡。過渡的方式有段落、句子或詞句。如上下文縫隙大，轉折也很大，常用過渡段聯結。上下文縫隙小，多用提示性的短語，如公文中，常有“特此如下通告”、“現將有關事項告知如下”、“為此，特制訂本細則”等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過渡詞。

在應用文中，常用的照應方式有：

(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交代的事或提出的問題再度提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。

(2)文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加以指出、提示。如大多數公文標題中都包含著“事由”，文章內容自然要與標題相照應。

(3)文中照應，即文章自身前后內容間的照應，如個別細節和問題在行文中不斷被提起，這樣能加強印象，更好地實現作者的抒發意圖。

③開頭與結尾。開頭是整篇文章的第一步，可以起到統領整篇，展開全文的作用。結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，掌握整篇，達到預期的寫作目的。

常見的開頭方法有：

(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接說明。一些公文常用這些方法，常用動詞“為”、“為了”領起。

(2)依據式。就是開頭闡述撰文的依據，或引據新政法令和規定指示，或援引全文，或引據事實和道理，常用“根據”、“按照”、“遵照”等領起下文。

(3)緣由式。就是以交代行文的原因作為開頭，常用“由于”、“因”、“鑒于”等引出緣由或闡述某種情況作為誘因，再引出寫作目的。

(4)概述式。就是在開頭部份對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。采用這一方法，能起到提綱挈領的作用。

(5)推論式。就是將推論、結果先作交代公文寫作基礎知識，再由果溯因。

(6)提問式。就是開篇提出問題，之后引發下文，常見于調查報告的寫作。

(7)援引式。常用于有具體規定格式的文體中，如“合同”，或援引下級來文、上級指示精神，或有關新政法規，借以作為撰文的根據。如批復、函等常用這些方法。

常見的結尾形式有：

(1)自然掃尾式。就是在主體部份寫完以后公文寫作基礎知識，事盡言止，自然收結。

(2)總結歸納式。指在主體寫完后，對全文的主旨進行簡略的概括，總結全文。

(3)指出說明式。是在應用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進行指出，以造成讀者的注意。

(4)希望呼吁式。就是在結尾部份提出希望，發出呼吁，展望未來，以鼓舞士氣。

(5)專門結尾用語式。就是在結尾處，采用特定的用語結束全文。

【語言】

1.確切

確切，就是要正確地、恰當無誤地抒發出所要抒發的內容，用詞用語含意清楚，概念恰當明晰，不形成歧義，不造成誤解，無溢美之詞，無隱惡之嫌。

要做到語言確切，必需要掌握成語的分寸感和合適度。非常是要分辨同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差異等方面的細微差異。

要做到語言確切，還要注意語意鮮明，不能模棱兩可，含混其辭，以免形成歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據”等抒發含混的詞應慎重使用。

2.簡明

簡明，指文字的簡約、明白，用較少的文字清楚抒發較多、較豐富的內容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主干，把無關或關系不大的內容刪掉。其次要反復磨煉，提升概括能力，避免拼湊修飾語，適當使用縮略語，如“五講四美”等。第三，要推敲成語，錘煉句子，一句話能夠說明白的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當地運用詞語、文言成語等，也有助于語言的簡明。第四，要注意用詞淺顯，不用冷僻冗長的字句。應當強調的是，“簡”要得當，不能茍簡，要以不阻礙內容的抒發為前提，絕不能為簡而生造成語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或形成歧義，導致誤會。

3.平實

應用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，常常至關重要。為了易于讀者理解，應用文語言撓度求平實。行文時多用平直的表述，恰當的議論，簡約明了的說明。例如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因而，用語必須樸實、切實，不能鉛華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。

應用文寫作要求用語平實，但平實不等于平靜。我國歷史上保留出來的許多文章既是應用文，同時又是文學佳作。

4.得體

應用文實用性強，講求得體，一方面要適宜特定的文體。按文體要求措詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊嚴，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交文書需較濃的愛情色調，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書要含蓄，協議書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身分，閱讀的對象，征稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環境的和諧一致，恰如其分。例如須要登報或張貼的，語言要淺顯易懂，須要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便于朗讀;書信的寫作，要按照遠近尊卑、尊卑長幼的關系使用相應的語言;公文的寫作要按照不同文種和行文關系而使用相應的語言，否則就不得體。總而言之，作者應有針對性地運用得體的語言取得最佳的抒發療效。

【種類】

應用文的種類繁雜，可以從不同的角度界定成不同的類別。

一、按其處理事情的性質界定

可以分為公務類應用文和私務類應用文。

公務類應用文是指為處理國家和集體的事務而寫作和使用的應用文，即一般所說的公文。

私務類應用文是指為處理個人的事務而寫作和使用的應用文，即一般所說的個人日常應用文書。

二、按抒發形式界定

有記敘文、說明文、議論文。

記敘文是以記敘為主要抒發方法的應用文;說明文是以說明為主要抒發方法的應用文;議論文是以議論為主要抒發方法的應用文。

三、按使用領域界定

(一)行政類應用文行政類應用文包括國家行政機關公文和日常行政公文。

1.國家行政機關公文

國家機關公文是國家機關、社會團體或企事業單位處理事務的文件，主要拿來傳達和貫徹黨和國家的新政法令，指導工作，提出要求，答復問題，通報情況，交流經驗，傳遞信息。公文制做比較嚴格，具有一定的法律效力，在寫作和使用時，要按照國家最新的行政機關公文處理辦法，分辨每類公文文種的行文要求和使用范圍，確定適用的文種方式，確保其使用效率。

2.日常行政機關公文

日常行政機關公文是指上述國家法定的行政機關公文以外的一些事務文件。是指簡報、計劃、總結、調查報告、規章制度，介紹信、證明信等拿來處理單位內部日常事務，與具體部門進行工作聯系的應用文。它們的行文格式不像公文那樣嚴格，制做也比較自由。日常事務公文不具有法定的權威，通常不單獨行文，如有必要，需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。有些日常事務公文還可在報刊上發表。

(二)專業工作應用文

專業工作應用文是指在一定專業機關或專門的業務活動領域內，因特殊須要而專門產生和使用的應用文。因為分工不同，社會各行各業經管的事務有很大的差別。這樣，在常年的工作實踐中便漸漸產生了一些與其專業相適應的應用文，稱為專業工作應用文。專業應用文不僅要遵循應用文的通常規則外，還有很強的專業特性，外行人是不能寫好的，如財經部門常用的預決算報告、審計報告、市場調查報告、市場預測報告、項目可行性研究報告、外貿函電、經濟協議等;司法部門常用的控告書、判決書、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文教部門常用的教學計劃、教學大綱、教案、教學管理細則;醫務工作常用的病歷、處方、護理日志、診斷證明書、死亡報告;外事工作常用的照會、聲明、國書、意向書、備忘錄、國際公約、聯合公報等等。

在各種應用文中，專業工作應用文涉及的面最廣，發展最快。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，社會分工會越來越細，為適應工作須要隨事立體的應用寫作新方式，也將會不斷增多。

(三)日常生活應用文

日常生活應用文主要指個人拿來處理日常生活事務和禮儀的應用文，如書信、電報、啟事、請柬、訃告、日記、讀書筆記。日常生活應用文與個人的日常生活、人際相處活動關系密切，使用范圍很廣。日常生活應用文其實也有一定的格式，但不非常嚴格，寫作較靈活自由。

以上只是從大的方面來界定。假如進一步，還可依據行文方向、內容性質或其他管理文件的標準來界定。

【表達形式】

1.表述

表述，指的是把人物的活動、經歷和風波發展變化過程交待下來一種抒發形式。在應用文寫作中是最基本、最常用的抒發形式。

應用文寫作中表述的人稱，有第一人稱(“我”、“我們”)和第二人稱(“他”、“他們”)。使用第一人稱“我”、“我們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書信、請示、報告、總結等文體的寫作，多用第一人稱。有時，為簡略起見，常使用無時態。有的應用文體，如新聞報導、簡介、調查報告、會議紀要，為表明作者立場客觀、公正，傳播的信息真實、可信，常采用第二人稱寫作。

應用文中的表述方法有插敘、倒敘、插敘、分敘等。應用文中記敘風波的發展過程，介紹單位的基本情況，通常都是按借喻，即時間先后為序來表述。其緣由在于，應用文重在實用，不求含蓄、曲折，故多采用直接的筆法敘事、說理。插敘、插敘、分敘等用得較少，只在通信、消息、調查報告的寫作中才用得上。

應用文中的表述要力求真實、準確，不帶主觀愛情色調;線索清晰，敘述完整;以概述為主，盡可能用概括的語言說出其前因后果、來龍去脈，使讀者了解其梗概。

2.說明

說明，就是用簡明簡略的文字對事物、事理及人物進行解說的抒發形式。目的是使讀者對事物的形態、構造、成因、性質、種類、功能，對事理的概念、特點、來源、演變、關系等有一個鮮明的了解和認識。

說明在應用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體，主要是用說明的方式來寫的。其他文體如經濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也經常利用說明的方式解釋事理，探討事理。

說明的方式多種多樣，在使用過程中應注意：定義說明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語簡明確切，具有科學性，不能用否定方式，防止“同義反復”;解釋說明要求捉住要領，言簡意明;分類說明注意按照寫作意圖選擇恰當的分類角度，再度分類只能根據一個標準，各種的總和要等于被分類的事物;比較說明運用時要求拿來作比的事物與被比物要相像，有明晰的相比點，盡量用人們熟悉的事物作比;舉例說明要求例子典型能給人以深刻的印象，舉例應簡略，只需概述介紹，何必具體鋪敘;引用說明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認真核對，使之確切可靠;比喻說明撓度求確切貼切;數字說明要求數字確切無誤，每位數據都要有來源;圖表說明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設計要合理，使人一目了然。

3.議論

議論，即議事論理，是運用事實材料和理論材料進行邏輯推理揭示觀點的一種抒發形式。它主要特征是證明性，即通過擺事實、講道理，或證明自己觀點的正確，或反駁對方觀點的錯誤。

在應用文寫作中，議論常常使用。調查報告、總結、通報等文體，常常在表述事實、說明情況的基礎上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、會議紀要等公文，也常用議論來闡述黨和國家的方針、政策，讓下級機關和群眾理解和執行。

應用文寫作中的議論，與通常議論文中的議論有顯著的區別。通常議論文中，議論是最主要的表現方式，貫串全文仍然，論據、論據、論證三要素齊備。而在應用文寫作中，最主要的抒發方法是表述和說明，議論穩居從屬的地位，通常只是在表述、說明的基礎上進行。另外，應用文的議論，通常也不須要作短篇大論，不需作復雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論據、論據、論證這樣一個完整的議論過程，而只是在須要剖析論證的地方，采取夾敘夾議的方式，或采取三言兩語的形式，點到即止，不作深入論證。

運用議論要注意，一要端莊，對任何事物的評價要實事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當的闡述觀點，不轉彎抹角，不回避矛盾。